Smart City Rostock

Als zentrales Motiv für die Arbeiten an einer Digitalen Agenda sieht Rostock die Aufgabe der Zukunftssicherung der Stadt vor dem Hintergrund der aufkommenden Digitalisierung. In diesem City Portrait der Hansestadt Rostock finden Sie heraus, wie die Stadt dieses Thema angeht und in welchen weiteren Bereichen zum Thema Smart City und Digitalisierung die Stadt aktiv ist.

Organisationsstruktur

Die Hansestadt Rostock befindet sich in der Gründungsphase der Stabsstelle Modernisierung und Digitalisierung, die im Hauptamt der Stadt organisatorisch verankert werden wird. Diese Stabsstelle wird durch Projektmitarbeiter aus Organisations-, Fach- und IT-Abteilungen unterstützt. Inhaltlich werden die Arbeiten der Stabsstelle und der Projektmitarbeiter die beiden gegenwärtig relevanten Säulen der Digitalisierung in der Stadt abbilden: einerseits die externe Digitalisierung, die sich mit dem Thema E-Government auseinandersetzt, insbesondere mit der Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes; andererseits die interne Digitalisierung, deren Fokus auf der Digitalisierung der internen Verwaltungsarbeit und der Einführung der E-Akte liegt.

Meilensteine

Im Kern der e-Government Strategie der Stadt Rostock steht die elektronische Verwaltungsarbeit. In den Jahren nach der Verabschiedung wurde ein Prioritätenplan erstellt, welcher die wichtigsten Themenbereiche bis ins Jahr 2025 priorisiert. Berücksichtigt wurde dabei sowohl die Erwartungshaltung der Bürger als auch die Sicht der Verwaltung. Seit Mitte 2018 befasst sich Rostock mit der Digitalisierung über die Verwaltung hinaus und beteiligt sich mit kommunalen Spitzenverbänden wie dem Deutschen Städte- und Gemeindebund an der Ausgestaltung einer Digitalen Agenda für Kommunen auf Basis der von der Landesregierung von Mecklenburg-Vorpommern vorgelegten Initiative zu diesem Thema.

Motivation & Zielsetzung

Die oben bereits genannte aufkommende Digitalisierung verändert die Erwartungshaltung der Bürger gegenüber ihrer Stadt und der Stadtverwaltung, insbesondere hinsichtlich der Zeit, innerhalb der Anliegen bearbeitet werden. Diese Erwartungen lassen sich nicht durch einen höheren Personaleinsatz erfüllen. Stattdessen setzt Rostock auf die Mittel der Digitalisierung, um einerseits die Leistungen gegenüber der Stadtgesellschaft zu optimieren und andererseits den aufkommenden demografischen Herausforderungen innerhalb der Verwaltung, insbesondere dem Ausstieg von Mitarbeitern in den kommenden Jahren und der Schwierigkeit, neue qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen, zu begegnen. Durch ihren Einsatz bei der Erstellung und Umsetzung einer Digitalen Agenda strebt die Stadt an, Vorreiter in Mecklenburg-Vorpommern zu sein.

Stakeholder & Beteiligung

Bis 2016 fokussierte sich Rostock auf die interne Verwaltung; 2017 begann die Stadt, durch die Beschäftigung mit dem Onlinezugangsgesetz die Bürger als Stakeholder intensiver zu beteiligen. Diese haben beispielsweise über eine Online-Plattform die Möglichkeit, sich mit der Stadtverwaltung in Verbindung zu setzen und Wünsche sowie Ideen einzubringen. Daneben berücksichtigt die Stadt vor allem Unternehmen, und zwar aufgrund der Tatsache, dass diese zumeist häufiger in Kontakt mit der Verwaltung stehen. Für diese Zielgruppe arbeitet die Stadt beispielsweise mit der IHK zusammen, um Befragungen durchzuführen, bei denen es darum geht, was für die Unternehmen im Kontakt mit der Stadtverwaltung wichtig ist. Darüber hinaus beteiligt Rostock die eigenen Mitarbeiter durch einen Change-Management-Prozess, der die Mitarbeiter in die Veränderungen einbindet und Transparenz herstellt. Die Beteiligung der Stakeholder wird künftig methodisch weiterentwickelt und durch Personal, welches im Zusammenhang mit der Bildung der oben genannten Stabsstelle aufgebaut wird, verstärkt. 

Chancen & Herausforderungen  

Die Arbeiten an der Digitalen Agenda bedeuten für Rostock die Chance, sich zeitgemäß aufzustellen und dadurch als attraktiver Standort zu wachsen. Insbesondere sieht die Stadt die Vernetzung, auch auf globaler Ebene, als großes Potenzial für sich. Gleichzeitig ist der limitierte Raum in der Stadt ein Faktor, der dem Wachstum entgegensteht. Hierbei erhofft sich Rostock Abhilfe durch neuartige Mobilitätsangebote, die durch die Digitalisierung ermöglicht werden. Eine wesentliche Herausforderung, der sich Rostock annimmt, ist der Kompetenzaufbau in Bezug auf digitale Themen in der Verwaltung und in der Gesellschaft, indem in den Aufbau von Digitalkompetenz in der Verwaltung und in die digitale Bildung in Schulen investiert wird. Auch arbeitet die Stadt daran, sicherzustellen, dass nicht nur kurzfristig relevante Themen bearbeitet werden, sondern dass langfristig gedacht wird, um die Chancen der Digitalisierung für die Zukunft zu ergreifen. 

Kommunikation & Netzwerke

Rostock lädt jährlich zum E-Government-Forum ein, um sich zu diesem Thema auszutauschen und über Projektergebnisse zu informieren. Hierzu zählt auch die Vorstellung des Vorgehensmodells, das die Stadt Rostock anwendet. Die umliegenden Städte und Gemeinden werden zur Bündelung von Aktivitäten ebenfalls eingeladen. Wichtig ist der Stadt, dass Ergebnisse, die in verschiedenen Kommunen Mecklenburg-Vorpommerns erzielt werden, mitgenutzt anstatt doppelt entwickelt werden. Schließlich engagiert sich Rostock zu diesem Zweck in Vortragsreihen, in denen die Stadt an verschiedenen Orten des Landes Mecklenburg-Vorpommern vor Landräten, Staatssekretären und weiteren Entscheidungsträgern über ihr Vorgehen zur Erarbeitung der Digitalen Agenda und zur Umsetzung der E-Government-Strategie berichtet. Zur Kommunikation nach innen in die Stadt hinein plant Rostock im Rahmen des Tages der offenen Tür der Verwaltung in einem Showcase für Bürger über die Aktivitäten zur Digitalen Agenda zu informieren und darüber hinaus beispielsweise über Plakataktionen die Aufmerksamkeit der Stadtgesellschaft für die Themen zu gewinnen.

Wettbewerbe & Förderprogramme

Rostock hat im Jahr 2014 einen Preis im E-Government-Wettbewerb Mecklenburg-Vorpommern gewonnen und erhält aktuell Unterstützung durch ein Förderprojekt bei der Umsetzung des HRO-Business-Portals.

Projektbeispiele: 

• HRO Business (Verwaltung):
  Die Serviceplattform HRO Business bietet Zugang zu einem Servicekonto für Bürger und Unternehmen. Über die Plattform können Prozesse abgewickelt werden, elektronische Formulare ausgetauscht und Anträge gestellt werden. HRO Business wird in Kooperation mit dem Ministerium für Energie, Infrastruktur und Digitalisierung Mecklenburg-Vorpommern und der Stadt Schwerin gemeinsam entwickelt und wird ab 1.4.2019 online verfügbar sein. 

• Einführung der E-Akte (Verwaltung):
  Die Einführung der E-Akte wurde projektorientiert vorgenommen, wobei einzelne Projekte sich dadurch auszeichnen, dass sie innerhalb eines Jahres abgeschlossen sind. Einzelne Prozesse wurden dabei gemäß einem Prioritätenplan elektronisch abgebildet. Durch die gewonnenen Erfahrungen etablierte sich ein Baukasten, durch dessen Einsatz neue Prozesse leichter umgesetzt werden können.
  
  

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Image Sources: 
iStock, ID: 513473237, Credit: querbeet; ID: 475179978, Credit: scanrail